Empresa de publicidad

publi
Principales datos del cliente
  • Empresa: Agencia de comunicación publicitaria.
  • Industria: Publicidad on/off.
  • Solución de ERP anterior: Programa especifico para empresas de publicidad (sin posibilidad de mejora).
Retos
  • Modernizar su ERP para así lograr un mejor control y ser más competitivos que las empresas del sector.
  • Disponer de una base de datos unificada con información detallada de sus trabajadores, tanto personal como profesional (tipo de contrato, coste del empleado, …)
  • Tener un control de los diferentes proyectos y el estado en que se encuentran, así como saber los gastos imputados en cada uno de ellos y los ingresos correspondientes.
  • Disponer de informes (Forecast) adecuados para el análisis de ingresos y gastos real y compararlo con los presupuestos previstos. Además, disponer de un informe de seguimiento de los distintos proyectos.
  • Automatización del proceso de facturación.
  • Gestión multidivisa, y multiorganización. Contabilidad analítica de grupo.
Soluciones
  • RRHH: Se ha implementado y personalizado el módulo de recursos humanos. Ahora pueden gestionar la información de todos sus trabajadores a través de una tabla completa con los datos específicos que pidió el cliente.
  • TIMEREPORT: Se ha desarrollado una plataforma web donde se pueden imputar las horas y gastos diarios dedicados a cada proyecto y posteriormente se sincroniza con Openbravo ERP.
  • CONTABILIDAD: El sistema contabiliza todos los gastos en el momento de recepcionar el albarán. Se ha desarrollado un proceso de contabilización de albaranes tanto para compras como para ventas. Posteriormente existe un proceso de reconocimiento de ingresos y gastos que reconocer los ingresos y los gastos según el grado de avance calculado para los proyectos.
  • GESTIÓN DE PROYECTOS: Se ha desarrollado un módulo de gestión de proyecto con toda la información necesaria (responsable de proyecto, project manager de cada fase, cálculo de presupuesto según costes estándares, evolución de estado y generado de presupuesto para enviar a cliente según diferentes plantillas de manera automatizado). También gestiona la asignación de recursos a cada tarea, disponiendo de un diagrama de Gantt.
  • REPORTING DE PROYECTOS: Se ha creado una batería de informes para explotar la información: Analítica por proyecto, por linea de negocio, por cliente, por marca…También según la fase del proyecto, report de presupuestación, report de seguimiento…
  • FORECAST y PRESUPUESTACION: Permite realizar un seguimiento presupuestado tanto de proyectos productivos (de cliente) como de estructura (internos). Existe forecast anual y comparativo según presupuesto. El presupuesto se carga a partir de hojas de cálculo.
  • MULTIDIVISA Y MULTIORGANIZACIÓN: Organización Madrid, Barcelona y México. Localización para España y para México.

Ejemplo de diagrama de Gantt.

Resultados
  • Estructura de dato único para toda la organización así como estandarización en los procesos de gestión de proyecto así como en el modo y formato de presupuestación.
  • Módulo de gestión de proyectos y control de grados de avance. Sistema de facturación según solicitudes de facturación de los gestores de proyectos.
  • Mejora del control del tiempo dedicado de cada trabajador a los proyectos existentes.
  • Disponen de informes comparativos donde se puede ver los gastos e ingresos previstos comparados con los reales…
  • También se dispone de un informe detallado de seguimiento de los proyectos. Con ello, se puede ver el margen neto previsto, el margen neto real, el porcentaje de facturación del proyecto, etc…
  • Automatización del proceso de facturación y de cobros y pagos. Mejora del sistema de contabilidad. Menor tiempo invertido en pensar cómo son los asientos y mayor tiempo para poder analizar los gastos de cada proyecto.

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