El departamento comercial está preparando las ofertas de Black Friday. Marketing ya tiene seleccionados los productos que quiere promocionar y la tienda online está lista para recibir más pedidos. Sobre el papel, todo parece preparado.
Hasta que alguien pregunta cuántas unidades se pueden vender realmente.
Almacén indica que hay mercancía suficiente. Compras recuerda que queda un pedido pendiente de recibir. Comercial confirma que parte del stock ya está comprometido con clientes habituales. Y administración advierte de que aumentar demasiado las compras podría complicar la tesorería de diciembre.
De repente, una campaña aparentemente sencilla exige coordinar a varios departamentos.
Esta situación explica por qué la gestión de stock con Sage 50 adquiere especial importancia antes de Black Friday y la campaña de final de año. No basta con conocer cuántos productos hay registrados en el almacén. Hay que distinguir qué está disponible, qué está comprometido, qué llegará a tiempo y qué conviene comprar.
Sage 50 integra compras, ventas, facturación y control de existencias, lo que permite trabajar con la información comercial y de inventario dentro del mismo sistema. Además, incorpora consultas específicas sobre la situación del stock y los pedidos pendientes, útiles para preparar periodos de mayor actividad.
Pero la herramienta solo puede ayudar si la empresa organiza previamente sus datos y decisiones.
El dato que puede complicar Black Friday: confundir stock real con disponible
Uno de los errores más habituales durante una campaña comercial es utilizar el número equivocado de existencias.
Un artículo puede mostrar una cantidad aparentemente suficiente y, sin embargo, no estar disponible para nuevos pedidos.
Esto sucede porque una parte de la mercancía ya puede estar comprometida con clientes o porque se están contando unidades que todavía no han llegado del proveedor.
Sage 50 diferencia tres conceptos que conviene conocer:
- Stock real: existencias calculadas a partir de los movimientos de entrada y salida registrados.
- Stock disponible: stock real menos las unidades incluidas en pedidos de venta pendientes de servir.
- Stock virtual: stock disponible más las unidades de pedidos de compra pendientes de recibir.
Estas definiciones están recogidas en la documentación oficial de Sage sobre los tipos de stock.
Pensemos en un ejemplo hipotético.
Una pyme tiene 120 unidades de un producto registradas como stock real. De ellas, 45 están comprometidas con pedidos de clientes que todavía no se han servido.
Su stock disponible es de 75 unidades.
Además, existen otras 50 unidades pendientes de recibir de un proveedor, de manera que el stock virtual alcanza las 125.
¿Significa eso que la empresa puede lanzar una promoción de 125 unidades?
No necesariamente.
Si esas 50 unidades llegan después de Black Friday, no deberían utilizarse para prometer entregas durante la campaña.
Aquí aparece una distinción fundamental: el stock virtual ayuda a planificar, pero no garantiza por sí solo una fecha de disponibilidad.[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row _builder_version="4.27.6" _module_preset="default" width="100%" max_width="100%" global_colors_info="{}"][et_pb_column type="4_4" _builder_version="4.21.0" _module_preset="default" global_colors_info="{}"][et_pb_text _builder_version="4.27.6" _module_preset="dd9c12a6-38aa-48f1-a64e-f2b8fdcf5c54" header_4_text_color="#333333" custom_padding="5px|||||" hover_enabled="0" global_colors_info="{}" sticky_enabled="0"]
Octubre: revisar el inventario antes de aumentar el volumen de ventas
La preparación debería comenzar con una pregunta sencilla: ¿coinciden las existencias del sistema con las que realmente hay en el almacén?
Si la respuesta es incierta, todavía no conviene tomar decisiones de compra basadas únicamente en el ERP.
Las diferencias pueden aparecer por múltiples motivos: devoluciones pendientes, mercancía deteriorada, errores de recepción, movimientos entre almacenes sin registrar o salidas que no se han documentado correctamente.
Durante un periodo tranquilo, estas incidencias pueden pasar inadvertidas.
Durante Black Friday, pueden provocar que se venda mercancía que ya no existe o que se soliciten productos innecesariamente.
Revisar primero las referencias más importantes
No todas las empresas pueden detener su operativa para realizar un inventario general en octubre.
Tampoco es imprescindible.
Una opción más práctica consiste en organizar recuentos selectivos, empezando por las referencias de mayor rotación, los productos previstos para las promociones y los artículos con mayores diferencias históricas.
También conviene revisar las unidades de mayor valor y los productos que presentan poca salida.
Sage 50 dispone de procedimientos para regularizar inventarios y ajustar las existencias registradas cuando se detectan diferencias.
Su documentación contempla tanto regularizaciones manuales como automáticas. En el inventario de regularización manual es importante tener en cuenta la fecha del documento y realizar el recálculo correspondiente para que el stock quede correctamente actualizado.
Puedes consultar los detalles en la guía oficial de regularización de stock de Sage 50.
La regularización debería ser el último paso, no el primero.
Antes conviene investigar por qué existe la diferencia y comprobar si se trata de un error de registro, una operación pendiente o una pérdida real de mercancía.
Como explicamos en nuestro artículo sobre las ventajas del control de stock mediante un ERP, el objetivo no consiste únicamente en corregir una cifra, sino en evitar que las mismas diferencias vuelvan a acumularse.
Prever las ventas sin convertir la campaña en una apuesta de inventario
Una vez comprobadas las existencias, llega la parte más delicada: calcular qué demanda podemos esperar.
Black Friday concentra una parte importante de las oportunidades comerciales en un periodo relativamente corto. Después llega la campaña navideña y, en determinados sectores, las ventas de comienzos de enero.
La tentación habitual consiste en comprar más para evitar roturas de stock.
Pero esa estrategia puede terminar generando otro problema.
Una campaña con buenos resultados comerciales puede dejar demasiada mercancía inmovilizada si la previsión inicial era excesivamente optimista.
Por eso conviene construir una estimación por familias y referencias, teniendo en cuenta tanto la información histórica como las promociones previstas.
Las ventas del año anterior son un buen punto de partida, aunque necesitan contexto. Quizá una campaña anterior tuvo un descuento mucho mayor, el catálogo ha cambiado o la empresa dispone ahora de otro canal de venta.
También es importante distinguir los artículos que se quieren promocionar de aquellos que simplemente suelen venderse bien durante noviembre y diciembre.
Un cálculo para decidir cuánto comprar
Recuperemos el ejemplo anterior.
Una empresa dispone de 75 unidades para nuevos pedidos y espera recibir otras 50 antes de empezar la campaña.
Estima que podría vender 180 unidades adicionales durante el periodo promocional y quiere mantener una cobertura de seguridad de 15 unidades.
La necesidad teórica sería:
180 unidades previstas + 15 de seguridad − 75 disponibles − 50 pendientes de recibir = 70 unidades adicionales.
Es un ejemplo simplificado de planificación, no un cálculo automático atribuido a Sage 50.
Antes de emitir el pedido habría que confirmar que las 50 unidades pendientes llegarán a tiempo, comprobar los plazos de las 70 adicionales y revisar si el proveedor exige cantidades mínimas.
También convendría preparar una alternativa si la demanda supera la previsión.
El valor de este ejercicio está en que compras deja de decidir únicamente por intuición.
La necesidad empieza a relacionarse con información verificable.
Compras y proveedores: la fecha de entrega importa tanto como el precio
Cuando un producto tiene demanda, el precio de compra suele atraer buena parte de la atención.
Sin embargo, durante una campaña concentrada, la fiabilidad del proveedor puede resultar igual de importante.
Una oferta comercial pierde sentido si la mercancía llega cuando la promoción ya ha terminado.
Por eso conviene revisar los pedidos abiertos, las fechas de recepción previstas y los compromisos de cada proveedor.
También merece la pena identificar referencias que dependen de un único suministrador o que necesitan plazos especialmente largos.
Con esa información, compras puede organizar prioridades.
Una referencia con mucha demanda y reposición lenta necesita un seguimiento diferente de un artículo que puede recibirse en pocos días.
Mínimos, máximos y pedidos pendientes en Sage 50
El listado de situación del stock de Sage 50 permite consultar los niveles mínimos y máximos definidos para los artículos, además de las unidades pendientes de recibir de proveedores.
También puede filtrarse para localizar referencias que están por debajo del mínimo establecido.
Esto facilita detectar productos que necesitan atención antes de que aparezca una rotura.
Sin embargo, el mínimo habitual de un artículo no tiene por qué ser suficiente durante Black Friday.
Si la empresa espera un incremento extraordinario de la demanda, tendrá que revisar sus criterios de reposición y compararlos con los compromisos comerciales de la campaña.
El objetivo es utilizar la información del ERP para preparar decisiones, sin asumir que todos los parámetros históricos continuarán siendo válidos.
En nuestro artículo sobre gestión estratégica de compras profundizamos en cómo valorar a los proveedores más allá del precio unitario y relacionar las decisiones de aprovisionamiento con el funcionamiento del negocio.
Comprar también afecta a la tesorería
Hay otra cuestión que conviene revisar antes de confirmar los pedidos.
La mercancía tiene que pagarse.
Si una empresa aumenta considerablemente sus compras en octubre y noviembre, deberá comprobar qué vencimientos coincidirán con el final del ejercicio.
Puede que las ventas de la campaña todavía no se hayan convertido en cobros cuando lleguen determinados pagos a proveedores.
Por eso la planificación de existencias debe relacionarse con tesorería.
Sage 50 integra gestión comercial y contabilidad, lo que ayuda a estudiar las operaciones de compras y ventas junto con la información financiera.
Una decisión de compra bien planteada debería responder a dos preguntas: ¿necesitamos esta mercancía para vender? y ¿podemos asumir sus condiciones de pago sin comprometer otras obligaciones?
Si vendes por varios canales, la disponibilidad debe tener una sola lógica
La preparación resulta más compleja cuando la empresa vende simultáneamente en tienda física, eCommerce y canales comerciales tradicionales.
Cada canal puede recibir pedidos con ritmos diferentes.
Durante Black Friday, una promoción online puede generar un volumen de operaciones muy superior al habitual. Si el stock de la web se actualiza demasiado tarde, pueden seguir aceptándose pedidos de productos que ya se han agotado en otro canal.
También puede ocurrir lo contrario: una tienda muestra un artículo como agotado mientras existen unidades disponibles en otro almacén.
Este tipo de incidencias suele aparecer cuando cada aplicación trabaja con su propia información.
Sage 50 permite gestionar existencias y almacenes, pero la comunicación con plataformas externas debe revisarse según la integración utilizada.
No basta con conectar dos aplicaciones.
Hay que definir qué sistema es responsable del stock, cómo se descuentan las ventas, cuándo se publican las actualizaciones y qué ocurre con los pedidos pendientes.
Un producto puede tener existencias y no estar disponible para todos los canales
Imaginemos que una empresa tiene varias tiendas físicas y una tienda online.
Aunque todas compartan la misma referencia, no necesariamente deberían ofrecer la totalidad del stock a cualquier cliente.
Puede existir mercancía reservada para determinados pedidos, unidades que deben permanecer disponibles en un establecimiento o productos pendientes de revisión por una devolución.
Por eso el dato publicado en cada canal debe seguir unas reglas coherentes.
En negocios de comercio, Sage dispone también de una edición específica de Sage 50 Comercio que incorpora funcionalidades orientadas a TPV, gestión de almacenes, propiedades de artículos y comunicación entre tiendas.
Algunas capacidades, como la gestión específica de tallas y colores, pueden requerir la edición o los complementos correspondientes.
Lo importante es comprobar qué necesita cada empresa y qué funciones están efectivamente habilitadas.
Cuando además existen plataformas externas, conviene estudiar la integración con el ERP antes de empezar la campaña.
En nuestro artículo sobre cómo conectar eCommerce y ERP para evitar errores de stock, pedidos y facturación analizamos precisamente este problema.
Black Friday no debería descubrir que el almacén y la tienda online están vendiendo dos versiones diferentes del mismo inventario.
El almacén también tiene que poder preparar lo que comercial promete
Hay una situación que puede resultar especialmente frustrante durante una campaña.
La empresa tiene suficiente stock.
Los pedidos se han registrado correctamente.
Pero las entregas empiezan a retrasarse.
El problema no está necesariamente en la disponibilidad de productos. Puede estar en la capacidad para preparar y expedir mercancía.
Durante los picos comerciales, almacén tiene que procesar más entradas, localizar referencias, preparar pedidos y gestionar incidencias en menos tiempo.
Si la organización no está preparada, el aumento de ventas puede provocar una acumulación de trabajo.
Por eso conviene revisar la distribución del almacén antes de la campaña.
Las referencias de mayor rotación deberían resultar fáciles de localizar. Los productos promocionados necesitan identificaciones claras. Y las personas encargadas de preparar pedidos deben conocer las prioridades y los procedimientos de comprobación.
También merece la pena analizar si el catálogo incluye artículos con variantes.
Un producto puede estar disponible en una talla o color, pero agotado en otro. Si esas diferencias no se controlan correctamente, el almacén puede descubrir el problema cuando ya está preparando el envío.
Sage 50 permite consultar el stock por almacenes y, con los complementos correspondientes, trabajar con determinadas propiedades y características de artículos.
Estas capacidades ayudan a organizar la información, pero la preparación física continúa necesitando procedimientos claros.
Como explicamos al analizar cómo optimizar la gestión de almacén, disponer de inventario suficiente es solo una parte del trabajo. La ubicación de los productos, los movimientos y la coordinación operativa también determinan la capacidad de servicio.
Durante Black Friday: controlar las desviaciones sin esperar al cierre
Una campaña no debería gestionarse únicamente comparando las ventas finales con el objetivo inicial.
Cuando la actividad aumenta, conviene revisar diariamente las señales que pueden afectar a los pedidos siguientes.
Las más importantes suelen ser la disponibilidad de artículos promocionados, los pedidos pendientes de servir, los suministros que todavía no han llegado y los productos que se están vendiendo por encima o por debajo de lo previsto.
También hay que analizar las devoluciones y las incidencias.
Si un artículo acumula pedidos, pero una parte importante termina cancelándose por falta de disponibilidad, la cifra inicial de ventas puede ofrecer una imagen equivocada del resultado.
Un pequeño panel de control para la campaña
Con los datos registrados en Sage 50 y los informes disponibles en la edición utilizada, el equipo puede organizar un seguimiento alrededor de unas pocas preguntas:
| Qué revisar | Para qué sirve |
|---|---|
| Stock disponible de productos promocionados | Evitar aceptar nuevos compromisos sin cobertura |
| Pedidos de venta pendientes de servir | Detectar acumulación de trabajo |
| Compras pendientes de recibir | Confirmar próximas entradas de mercancía |
| Referencias bajo mínimos | Priorizar reposiciones o revisar promociones |
| Ventas por producto o familia | Comparar demanda real con la prevista |
| Devoluciones y regularizaciones | Localizar incidencias y diferencias |
| Existencias de baja rotación | Evitar compras innecesarias al terminar la campaña |
No hace falta consultar todos estos indicadores constantemente.
La frecuencia debería adaptarse al volumen de actividad y al riesgo que supone una rotura.
En una tienda con ventas moderadas puede bastar una revisión diaria. En una campaña online con un ritmo elevado de pedidos, quizá sea necesario comprobar determinados productos con mayor frecuencia.
Lo importante es actuar cuando todavía existe margen.
Si una referencia está agotándose antes de lo previsto, comercial puede revisar la promoción y compras puede comprobar alternativas de suministro.
Si el almacén acumula pedidos, operaciones puede reorganizar prioridades.
Y si un producto vende bastante menos de lo esperado, conviene evitar nuevas compras que solo aumentarán el exceso de inventario.
La información sirve cuando permite corregir una decisión a tiempo.
Después de Black Friday, todavía queda una parte importante de la campaña
Uno de los errores más habituales consiste en tratar Black Friday como el final del esfuerzo comercial.
Para muchas empresas, es solamente el comienzo de varias semanas de actividad intensa.
Quedan las ventas navideñas, las devoluciones de productos promocionados y, según el sector, parte de la demanda que se concentra durante los primeros días del nuevo año.
Por eso el resultado debería analizarse con una perspectiva más amplia.
Un producto puede agotarse durante Black Friday y continuar teniendo demanda en diciembre.
Otro puede vender mucho gracias a un descuento importante, pero generar un margen demasiado reducido.
Y una referencia aparentemente exitosa puede provocar dificultades posteriores si acumula devoluciones o incidencias.
Vender más no siempre significa mejorar el resultado
Imaginemos que una empresa consigue aumentar notablemente las unidades vendidas de una familia.
A primera vista, parece una buena campaña.
Pero si el incremento procede de descuentos muy elevados y gastos adicionales de preparación o transporte, la rentabilidad puede no haber mejorado en la misma proporción.
Por eso conviene relacionar ventas, costes y existencias.
El ERP permite disponer de una base común para estudiar compras, documentos comerciales, stock e información contable, siempre que los movimientos se hayan registrado correctamente.
Después habrá que interpretar los resultados.
¿Qué productos respondieron mejor a la campaña? ¿Cuáles dejaron demasiadas existencias? ¿Dónde se produjeron roturas de stock? ¿Qué compras llegaron demasiado tarde? ¿Qué diferencias aparecieron entre la previsión y la demanda real?
Responder estas preguntas ayudará a preparar mejor el siguiente ejercicio.
También conviene revisar las devoluciones antes de dar por cerrado el inventario. Una unidad devuelta no debería considerarse automáticamente disponible para la venta sin comprobar su estado y registrar correctamente la operación.
Sage 50: preparar la campaña sin perder el control del negocio
Una pyme no necesita necesariamente una planificación logística compleja para afrontar Black Friday.
Pero sí necesita trabajar con información fiable.
Debe conocer sus existencias reales y disponibles, revisar los pedidos comprometidos, prever la demanda, confirmar las compras y comprobar que almacén puede responder al volumen comercial esperado.
Sage 50 reúne herramientas de gestión de ventas, compras y stock que ayudan a realizar este trabajo desde una base común. Sus consultas de situación del inventario, los documentos comerciales, la información de almacenes y los informes permiten organizar mejor el seguimiento.
La página oficial de funcionalidades de Sage 50 recoge precisamente esa integración de compras, ventas, inventario y contabilidad.
Sin embargo, disponer de estas capacidades no significa que el sistema pueda prever automáticamente toda la demanda ni resolver cualquier problema de suministro.
La empresa sigue necesitando revisar sus datos, definir prioridades y ajustar sus decisiones conforme avanza la campaña.
En Precognis ayudamos a las pymes a configurar y aprovechar Sage 50 según su operativa, además de analizar integraciones cuando los pedidos y las existencias tienen que coordinarse con tiendas físicas, eCommerce u otras aplicaciones.
Si estás preparando Black Friday y todavía necesitas varios Excel para saber qué puedes vender, qué falta por recibir o cuánto deberías comprar, merece la pena revisar cómo estás gestionando el inventario antes de que aumente la actividad.
Porque una buena campaña no consiste únicamente en conseguir muchos pedidos.
Consiste en poder cumplirlos, mantener el margen y terminar el año sin que el éxito comercial se convierta en un problema de stock.
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