Una pyme recibe un aviso sobre la adaptación de su software a VERI*FACTU. Unos días después, lee que la factura electrónica entre empresas empezará a ser obligatoria en 2027 y 2028. Mientras tanto, sigue emitiendo facturas desde Sage 50 y se pregunta si necesita actualizar el programa, activar alguna funcionalidad o cambiar su forma de trabajar.
La confusión es comprensible.
En los últimos años se han aprobado normas, desarrollado requisitos técnicos y modificado calendarios. Además, muchas explicaciones utilizan indistintamente términos como factura electrónica, Ley Antifraude y VERI*FACTU, aunque no representan exactamente la misma obligación.
Para una empresa que utiliza Sage 50 y factura electrónica, lo importante es saber qué cambios afectan a sus procesos, qué capacidades ofrece su software y qué debe comprobar antes de activar una nueva forma de facturar.
Hay una idea especialmente útil: adaptarse no consiste únicamente en instalar una actualización. También implica revisar los datos fiscales, la emisión de documentos, las rectificaciones, los accesos y las integraciones con otras aplicaciones.
Cuanto antes se ordenen estos aspectos, menos posibilidades habrá de improvisar cuando llegue la fecha de aplicación obligatoria.
Factura electrónica y normativa antifraude: dos obligaciones que conviene separar
El primer paso es entender qué exige cada marco.
La Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece están relacionadas con la digitalización de la facturación, pero persiguen objetivos y establecen procesos diferentes.
La normativa antifraude regula cómo debe funcionar el software que emite facturas
La Ley 11/2021 y su desarrollo mediante el Real Decreto 1007/2023 establecen requisitos para determinados sistemas informáticos de facturación.
El objetivo es garantizar que los registros sean íntegros, se conserven correctamente y permitan seguir las operaciones sin manipulaciones que queden ocultas.
Esto afecta al funcionamiento del sistema que genera los registros de facturación, incluidos, cuando corresponda, los asociados a facturas simplificadas.
Dentro de este marco existen dos modalidades de cumplimiento:
- VERI*FACTU: el sistema remite automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria, conforme a los requisitos establecidos.
- NO VERI*FACTU: el sistema no realiza esa remisión automática, pero debe aplicar medidas adicionales de seguridad y conservación, entre ellas la firma de registros y el registro de eventos.
Ambas modalidades están contempladas por la normativa. Por tanto, estar obligado a utilizar un sistema de facturación adaptado no significa necesariamente tener que enviar automáticamente todos los registros a Hacienda mediante la modalidad VERI*FACTU.
La Agencia Tributaria explica las diferencias entre ambas modalidades.
La factura electrónica B2B regula el intercambio de facturas entre empresas
La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, establece la extensión de la factura electrónica a las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales.
Su desarrollo mediante el Real Decreto 238/2026 regula cómo deberán emitirse, transmitirse y recibirse esas facturas, además del seguimiento de determinados estados y pagos.
Aquí la cuestión principal es diferente.
La empresa necesita utilizar un documento electrónico estructurado que pueda intercambiarse y procesarse conforme a los requisitos del sistema.
Enviar un PDF por correo electrónico no equivale, por sí solo, a cumplir la nueva obligación de factura electrónica B2B.
El reglamento contempla formatos estructurados como UBL, CII, EDIFACT y Facturae, junto con los requisitos correspondientes de intercambio e interoperabilidad.
También distingue la factura electrónica entre empresas de la facturación dirigida a las Administraciones Públicas, que ya dispone de sus propios procedimientos.
Por tanto, una pyme debe comprobar dos cosas por separado: que el sistema con el que factura cumpla los requisitos antifraude aplicables y que su circuito de emisión y recepción esté preparado para la factura electrónica B2B cuando le corresponda.
Qué fechas debe tener presentes una pyme en octubre de 2026
La planificación normativa requiere especial atención porque durante octubre de 2026 se han producido novedades relevantes.
Factura electrónica B2B: el calendario ya está definido
El 5 de octubre de 2026 se publicó la Orden HAC/1028/2026, que regula la solución pública de facturación electrónica. Entró en vigor el 6 de octubre y activó el cómputo de los plazos establecidos en la normativa.
Según el calendario oficial de la Agencia Tributaria, las fechas principales son:
| Obligación | Fecha de aplicación |
|---|---|
| Emisión y recepción de factura electrónica B2B para empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros | 6 de octubre de 2027 |
| Emisión y recepción de factura electrónica B2B para el resto de empresarios y profesionales | 6 de octubre de 2028 |
| Información sobre estados y pagos para las personas jurídicas del segundo grupo | 6 de octubre de 2028 |
| Información sobre estados y pagos para personas físicas y determinadas entidades en atribución de rentas del segundo grupo | 6 de octubre de 2029 |
El umbral de ocho millones se determina conforme al volumen de operaciones a efectos del IVA del año natural inmediato anterior, no simplemente por el saldo de facturación que aparece en cualquier informe comercial.
Además, las empresas del primer grupo tendrán obligaciones transitorias específicas, como acompañar durante los primeros doce meses determinadas facturas electrónicas con una representación en PDF para facilitar su lectura al resto de destinatarios.
VERI*FACTU: hay un aplazamiento anunciado pendiente de aprobación normativa
El calendario antifraude requiere una precisión adicional.
A fecha de 28 de octubre de 2026, el texto consolidado del Real Decreto 1007/2023 publicado en el BOE sigue estableciendo la adaptación de los sistemas de facturación antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto de obligados incluidos en su ámbito.
Sin embargo, el Ministerio de Hacienda publicó el 5 de octubre de 2026 una nota informativa sobre la previsión de aplazar estas obligaciones hasta octubre de 2028, con la intención de coordinar su calendario con el de factura electrónica.
El anuncio de Hacienda no debe confundirse con una modificación legal ya publicada. Mientras no se formalice el cambio normativo, deben distinguirse las fechas que figuran en el BOE de la previsión comunicada por el Ministerio.
Esto también explica por qué es posible encontrar documentación técnica de fabricantes que ya menciona 2028, mientras las páginas normativas de la Agencia Tributaria continúan mostrando el calendario legal anterior.
La recomendación práctica es comprobar el estado de la norma antes de tomar decisiones basadas exclusivamente en una fecha.
Si la empresa utiliza el Suministro Inmediato de Información del IVA o está sujeta a regímenes forales como TicketBAI, también debe revisar su situación específica, ya que el ámbito de aplicación no es idéntico para todos los contribuyentes.
Sage 50 y VERI*FACTU: qué ofrece el programa y qué debe comprobarse
Sage 50 integra contabilidad y gestión comercial, incluyendo presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y su tratamiento contable.
Su página oficial de producto indica que incorpora capacidades de facturación electrónica y adaptación a los requisitos de la Ley Antifraude.
Además, Sage dispone de un complemento específico denominado Facturación Certificada, orientado al cumplimiento de los requisitos del sistema informático de facturación.
Según su documentación técnica, el complemento está disponible a partir de la versión 50.7860, mientras que las versiones más recientes de la línea 2026 incorporan las funciones necesarias para preparar su utilización.
Esto supone una ventaja para las pymes que ya trabajan con Sage 50, porque pueden estudiar la adaptación dentro de su entorno habitual.
Pero hay un detalle que conviene conocer.
Tener instalada la funcionalidad no significa que esté activada
Sage explica que el complemento puede estar preinstalado sin que la empresa haya activado todavía la facturación certificada.
La activación se realiza a nivel de empresa y requiere seleccionar la modalidad correspondiente.
Por eso conviene revisar qué versión está instalada, qué licencia se utiliza y qué funciones se encuentran efectivamente habilitadas.
También es importante comprobar la configuración de cada sociedad cuando se trabaja con más de una empresa en el mismo entorno.
La guía de activación de Facturación Certificada de Sage 50 advierte de una cuestión especialmente relevante: una vez iniciada la certificación y emitida la primera factura o ticket certificado, el proceso no puede desactivarse libremente en esa empresa.
Por eso no conviene activar la función en producción únicamente para comprobar cómo funciona.
Es preferible revisar previamente la documentación, preparar pruebas y acordar el procedimiento con el responsable técnico y la asesoría.
También hay que comprobar las actualizaciones
Una empresa puede tener Sage 50 contratado y continuar trabajando con una versión antigua.
Las diferencias entre instalaciones importan.
Puede haber equipos que no se actualizan con regularidad, complementos que necesitan una revisión o personalizaciones que deben comprobarse después de instalar una nueva versión.
El primer diagnóstico debería incluir la versión exacta del programa, la situación del mantenimiento y las integraciones activas.
La normativa no se cumple simplemente porque el nombre del producto aparezca en una lista de soluciones adaptadas. Hay que comprobar la instalación y la configuración que utiliza realmente la empresa.
Antes de cambiar la facturación, revisa los datos y documentos
Una pyme que factura diariamente puede tener cientos o miles de documentos generados durante el año.
Si la información de clientes y operaciones presenta inconsistencias, la incorporación de nuevos controles no las hará desaparecer.
Por eso la preparación normativa es también una oportunidad para ordenar el proceso administrativo.
Clientes y datos fiscales
Conviene revisar que los datos identificativos de los clientes sean correctos y estén completos cuando corresponda.
También merece atención la existencia de fichas duplicadas, direcciones fiscales desactualizadas o clientes que se han registrado con criterios diferentes.
Esto afecta tanto a la emisión de facturas como a su posterior intercambio electrónico.
Si el documento estructurado contiene información incorrecta, puede ser necesario corregirlo antes de enviarlo o resolver incidencias con el destinatario.
Series, numeración y documentos rectificativos
La empresa debe comprobar cómo utiliza las series de facturación, especialmente cuando existen varios establecimientos o distintos tipos de operaciones.
También conviene revisar el tratamiento de anulaciones, abonos y facturas rectificativas.
Una vez que se aplican los mecanismos de registro previstos en la normativa antifraude, no debe asumirse que una factura ya emitida puede eliminarse o modificarse sin dejar constancia.
Por eso es importante que el equipo conozca el procedimiento correcto para rectificar errores.
Este aspecto puede requerir revisar hábitos antiguos, como modificar directamente una factura después de enviarla al cliente o reconstruir documentos manualmente al final del mes.
Impuestos y condiciones de pago
También es conveniente comprobar tipos impositivos, exenciones cuando correspondan, condiciones comerciales y vencimientos.
La factura electrónica B2B introduce además requisitos relacionados con la comunicación de determinados estados y pagos, cuyo calendario varía según el contribuyente.
La empresa debería conocer cómo se registrará esta información y qué sistema será responsable de comunicarla.
En nuestro artículo sobre cómo retomar el control de la gestión empresarial con Sage 50 ya señalamos la importancia de revisar clientes, documentos y procesos antes de automatizar.
La adaptación normativa hace que ese trabajo resulte todavía más útil.
La factura electrónica B2B exige pensar también en la recepción
Muchas empresas están centrando sus esfuerzos en cómo emitirán las próximas facturas.
Sin embargo, el nuevo sistema B2B también afecta a la recepción y al tratamiento posterior de los documentos.
Pensemos en una pyme que recibe facturas de numerosos proveedores.
Actualmente, parte de ellas puede llegar por correo electrónico. Administración las descarga, revisa los importes y registra manualmente la información en Sage.
Cuando comience a aplicarse la obligación de factura electrónica B2B, el intercambio deberá ajustarse a los mecanismos y formatos establecidos.
La empresa tendrá que decidir cómo recibirá los documentos, cómo los validará y cómo los incorporará a su circuito de gestión.
Una factura recibida debe poder seguir su recorrido
No basta con que llegue el archivo.
Administración necesita comprobar que corresponde a una compra real, que el proveedor es correcto y que los importes e impuestos coinciden con la operación.
Después debe quedar registrada y relacionada con la contabilidad y, cuando corresponda, con el pedido o albarán de origen.
También será necesario gestionar los estados y la información de pago exigibles según el calendario normativo.
La solución pública de facturación electrónica regulada en octubre de 2026 y las plataformas privadas de intercambio forman parte del nuevo esquema.
Por eso, al revisar Sage 50, la pregunta no debería limitarse a si permite generar una factura electrónica.
Conviene preguntar también cómo se conectará con el servicio de intercambio elegido, qué formatos gestionará, cómo recibirán documentos los usuarios y qué seguimiento podrá realizarse.
El hecho de que una versión permita generar Facturae para determinados escenarios no demuestra, por sí solo, que todo el circuito B2B de emisión, recepción y comunicación de estados esté configurado.
Ese alcance debe confirmarse expresamente con el proveedor.
Si utilizas un TPV, eCommerce u otras aplicaciones, revisa todo el circuito
Algunas pymes facturan exclusivamente desde Sage 50.
Otras combinan el ERP con aplicaciones de comercio electrónico, terminales de punto de venta o herramientas especializadas.
En estos casos, la adaptación requiere prestar atención a dónde se emite realmente cada factura.
Imaginemos un comercio que vende en tienda física y por internet.
El TPV registra las ventas presenciales. La plataforma de eCommerce recibe pedidos online. Sage 50 concentra la gestión administrativa y contable.
Puede existir una integración que traslada operaciones entre sistemas, pero eso no significa necesariamente que todas las facturas se generen en el mismo lugar.
La empresa necesita identificar qué aplicación emite cada tipo de documento y qué tratamiento recibe después.
También debe comprobar si existen facturas creadas por herramientas externas que utilizan su propia numeración o reglas de emisión.
La revisión debería incluir el recorrido completo: desde la operación comercial hasta la factura, el registro correspondiente, el intercambio con el destinatario y la contabilización.
Evitar duplicidades es tan importante como actualizar
Un error posible sería adaptar Sage 50 sin comprobar qué ocurre con un TPV que sigue emitiendo documentos por su cuenta.
Otro sería añadir una plataforma de factura electrónica que obligue a introducir manualmente datos que ya existen en el ERP.
La solución debe evitar que la misma operación se reconstruya en varios sistemas.
En nuestro artículo sobre cómo reducir tareas manuales y mejorar la productividad con Sage 50 analizamos por qué integrar los procesos resulta más eficaz que acumular aplicaciones independientes.
Ese criterio también debe aplicarse a la nueva facturación.
No se trata de añadir una herramienta por cada obligación, sino de comprobar cómo pueden funcionar juntas sin generar nuevas tareas administrativas.
Un plan de preparación para pymes que utilizan Sage 50
La adaptación puede organizarse por fases, sin esperar a que llegue el último mes del calendario.
Primero, identificar la situación real
La empresa debería documentar su versión de Sage 50, las sociedades que factura, los usuarios, las aplicaciones conectadas y los distintos tipos de documentos que emite.
También conviene confirmar con su asesoría qué obligaciones le corresponden según su actividad, territorio, volumen de operaciones y régimen tributario.
El resultado debería ser un inventario sencillo de sistemas y procesos.
Después, comprobar las funciones disponibles
Con el inventario preparado, hay que revisar la compatibilidad de la instalación con los requisitos aplicables.
Sage dispone de documentación técnica y herramientas de diagnóstico que ayudan a comprobar la preparación del entorno para la normativa antifraude.
Conviene solicitar información concreta sobre la versión utilizada, las modalidades admitidas, las actualizaciones pendientes y las funciones de factura electrónica B2B previstas o disponibles.
La comprobación debe hacerse sobre la instalación real de la empresa.
A continuación, probar las operaciones habituales
Las pruebas deberían reproducir situaciones que ocurren de verdad.
Una factura normal.
Una factura rectificativa.
Una operación con distintos tipos impositivos.
Un cliente con datos fiscales específicos.
Una factura emitida desde otro sistema y trasladada al ERP.
También merece la pena comprobar qué ocurre ante una interrupción de conexión o una incidencia de envío, de acuerdo con el funcionamiento documentado de la solución elegida.
Estas pruebas deberían realizarse en un entorno adecuado antes de activar funciones que después no puedan deshabilitarse libremente.
Por último, formar al equipo y definir responsabilidades
El personal de administración necesita saber qué ha cambiado y cómo debe actuar.
No debería descubrir durante una jornada de trabajo que determinados documentos ya no pueden corregirse siguiendo el procedimiento habitual.
También hay que definir quién revisa las incidencias, quién valida las actualizaciones y cómo se coordinarán la empresa, su asesoría y el proveedor tecnológico.
El proceso estará preparado cuando las personas sepan trabajar con él, no únicamente cuando el programa muestre una funcionalidad nueva.
Prepararse con Sage 50 sin convertir una obligación en más trabajo administrativo
La factura electrónica y las exigencias antifraude están modificando la forma en que las empresas deben gestionar sus documentos.
Pero la respuesta no debería limitarse a cumplir una lista de requisitos técnicos.
Para muchas pymes, es también una oportunidad para revisar cómo se genera la facturación, cuántas veces se introducen los mismos datos y qué parte del trabajo administrativo sigue dependiendo de tareas manuales.
Sage 50 aporta una base integrada de gestión comercial y contabilidad, junto con funcionalidades destinadas a facilitar la adaptación a las obligaciones de facturación.
La empresa, por su parte, necesita comprobar su versión, configurar los procesos, revisar las integraciones y preparar al personal.
También debe mantener actualizado el calendario normativo, especialmente mientras exista una modificación de los plazos de VERI*FACTU anunciada pero pendiente de formalización.
En Precognis podemos ayudarte a revisar tu instalación de Sage 50, analizar cómo se emiten y reciben actualmente las facturas y estudiar qué actualizaciones o integraciones necesitas para adaptar el proceso.
El objetivo es que tu pyme pueda afrontar las nuevas obligaciones con una facturación ordenada, trazable y conectada con su contabilidad, sin depender de soluciones improvisadas ni volver a introducir información en varias aplicaciones.
Porque cumplir con la normativa es imprescindible.
Conseguir que la empresa facture mejor después de adaptarse es lo que realmente convierte el cambio en una mejora de gestión.
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