Septiembre suele parecer un mes de transición en hostelería. El verano empieza a quedar atrás, baja algo la presión y durante unas semanas da la sensación de que el negocio puede respirar.
Precisamente por eso es un buen momento para revisar la operativa antes de Q4.
Puentes, eventos, Black Friday en zonas comerciales, comidas y cenas de empresa, Navidad o Nochevieja concentran mucha actividad en determinados días y franjas horarias. Y ahí es donde se descubre si un restaurante funciona gracias a buenos procesos o gracias a que el equipo lleva meses compensando problemas a base de experiencia e improvisación.
Nuestra opinión en Precognis es clara: Q4 no necesita que el equipo corra más. Necesita que tenga menos obstáculos.
Y ahí un TPV preparado para temporada alta puede marcar una diferencia importante.
TPV para temporada alta: cuando el volumen amplifica los problemas
La temporada alta no siempre crea problemas nuevos. Muchas veces simplemente hace visibles los que ya existían.
Un producto difícil de encontrar en el TPV supone unos segundos en un día tranquilo.
Una modificación de plato comunicada verbalmente puede salir bien diez veces.
Una cuenta dividida puede resolverse preguntando al encargado.
Pero cuando llegan varias mesas a la vez, esos pequeños roces empiezan a acumularse.
¿Esta modificación ha llegado a cocina?
¿Quién está llevando esta mesa?
¿Ya han pedido la cuenta?
¿Quién puede autorizar este descuento?
¿Se puede cobrar por separado?
Un buen TPV de hostelería debería quitar este tipo de decisiones repetitivas de la cabeza del equipo.
No se trata únicamente de registrar ventas. Se trata de organizar mejor el servicio.
En Precognis ya hemos hablado de cómo optimizar la operativa de restauración con Ágora TPV. De cara a Q4, la idea es dar un paso más: revisar cómo utiliza realmente esa tecnología el equipo durante un servicio con alta ocupación.
Equipo de sala y TPV: menos pasos significa más rapidez de servicio
En hostelería solemos asociar rapidez con moverse deprisa.
Pero muchas veces el problema no está en la velocidad del camarero, sino en la cantidad de pasos que necesita para hacer algo sencillo.
Tomar una comanda.
Ir hasta el terminal.
Esperar a que quede libre.
Introducir el pedido.
Volver a la mesa.
Ir nuevamente al terminal porque el cliente quiere otra ronda.
Cada desplazamiento parece pequeño. Multiplicado por todas las mesas y todo el turno, deja de serlo.
Un TPV preparado para trabajar desde dispositivos móviles permite acercar la gestión al lugar donde realmente ocurre el servicio: la mesa.
El camarero puede tomar la comanda, introducir modificaciones y enviarla directamente a cocina o barra sin tener que rehacer el recorrido cada vez.
La ganancia no está solamente en los segundos.
También está en las interrupciones que desaparecen.
Nuestra regla sería muy sencilla:
si una acción se repite decenas de veces durante el servicio, debería requerir el mínimo número posible de pasos.
Por eso septiembre es un buen momento para revisar la configuración del TPV: familias de productos, accesos rápidos, modificaciones habituales, zonas, mesas y permisos.
Un TPV puede ser muy potente y estar mal configurado para el día a día.
Coordinación sala y cocina con TPV: la comanda debería explicarse sola
Uno de los puntos donde más rápidamente se nota un aumento de actividad es en la comunicación entre sala y cocina.
“Era sin cebolla.”
“Eso no me ha llegado.”
“La mesa 12 lleva esperando.”
“Este plato no era para aquí.”
En un servicio tranquilo, estas incidencias se resuelven hablando. En un servicio lleno, cada aclaración adicional añade fricción.
Por eso defendemos una idea sencilla: la comanda debería llegar a cocina suficientemente clara como para no necesitar una explicación posterior del camarero.
Las modificaciones deben quedar registradas.
Cada familia de producto debe llegar al destino adecuado.
Y sala debería poder confiar en que la información introducida en el TPV ha llegado correctamente.
No se trata de eliminar la comunicación entre personas. Se trata de reservarla para las excepciones.
Si el camarero tiene que acercarse continuamente a cocina para confirmar pedidos, no tenemos una mejor comunicación: tenemos un proceso mal diseñado.
En nuestro artículo ¿Tu TPV habla con la cocina o solo genera caos? profundizamos precisamente en esta conexión entre sala, cocina y tecnología.
Reducción de errores con TPV: no todo puede depender de la memoria
Durante los picos de actividad aparecen muchos supuestos “despistes”.
Pero si el mismo error ocurre de forma recurrente, conviene mirar más allá de la persona.
Si un camarero tiene que escribir manualmente cada modificación, aumentamos las posibilidades de error.
Si cualquier empleado puede realizar cualquier operación, aumentamos el riesgo de anulaciones o descuentos incorrectos.
Si un producto agotado sigue apareciendo como disponible, obligamos al equipo a recordar constantemente que no puede venderlo.
La reducción de errores con TPV consiste en diseñar procesos donde la tecnología ayude a prevenirlos.
Algunas áreas especialmente importantes antes de Q4 son:
- modificaciones frecuentes de platos;
- productos agotados;
- permisos por usuario;
- anulaciones y devoluciones;
- descuentos;
- identificación de mesas;
- métodos de pago;
- cierres de turno.
La idea no es conseguir que el equipo recuerde más cosas.
Es exactamente la contraria.
Un buen sistema debería permitirle recordar menos.
Eso reduce errores y, además, libera atención para algo mucho más valioso: el cliente.
Cobro con TPV: Q4 también se juega al final del servicio
Hay servicios que funcionan perfectamente hasta que llega el momento de pagar.
Q4 tiene además un ingrediente especial: los grupos.
Comidas de empresa.
Cenas numerosas.
Mesas donde unos quieren pagar por separado, otros comparten cuenta y alguien necesita factura.
Ahí aparece un cuello de botella importante.
Y es fácil olvidarlo porque solemos medir la velocidad hasta que sale el plato, cuando para el cliente la experiencia termina después del cobro.
Antes de los periodos fuertes conviene probar:
- división de cuentas;
- pagos combinados;
- distintos métodos de pago;
- descuentos e invitaciones;
- anulaciones;
- identificación de operaciones;
- cierres de caja.
Si una mesa de diez personas tarda quince minutos en conseguir pagar, el problema ya no es únicamente administrativo.
Es experiencia de cliente.
Ágora TPV permite trabajar distintos escenarios de cobro y control de caja. En Precognis también hemos explicado cómo mejorar esta parte de la operativa en nuestro artículo sobre control de caja con Ágora TPV.
Equipo de sala y TPV: preparar también a las incorporaciones de Q4
Q4 suele traer refuerzos.
Personal para eventos, fines de semana o campañas de Navidad.
Y aquí un TPV intuitivo se convierte también en una herramienta de formación.
Nuestra recomendación no sería hacer únicamente una explicación teórica.
Haríamos una pequeña simulación antes de los primeros servicios fuertes.
Una mesa grande.
Una modificación.
Un cambio de mesa.
Una segunda ronda.
Una división de cuenta.
Un pago mixto.
Una anulación.
En pocos minutos aparecen casi todas las situaciones donde un empleado nuevo puede bloquearse.
Y también aparece algo interesante: los problemas de configuración.
Si tres personas diferentes tienen dificultades para encontrar la misma función, quizá el problema no sean ellas.
Quizá el proceso sea innecesariamente complicado.
TPV y ERP en temporada alta: evitar que diciembre se convierta en trabajo manual en enero
El cliente ve sala, cocina y caja.
Pero después existe otra parte de la operación: administración.
Cuando aumentan las ventas, también aumentan los movimientos, cierres y datos que posteriormente hay que revisar.
Si TPV y ERP están desconectados, un buen diciembre puede convertirse en mucho trabajo manual durante enero.
Y aquí aparece una pregunta que nos parece fundamental:
si la información ya existe digitalmente en el TPV, ¿por qué alguien debería volver a introducirla en otro sistema?
En Precognis trabajamos precisamente estas integraciones y contamos con soluciones para conectar Ágora TPV con Sage, automatizando parte del intercambio de información y reduciendo duplicidades.
Puedes ampliar este tema en nuestro artículo sobre cómo mejorar la trazabilidad de ventas conectando Ágora TPV con Sage.
La temporada alta debería generar más negocio.
No más tareas administrativas por cada euro vendido.
Precognis Commerce Suite y TPV: cuando Q4 afecta a varios canales
En algunos negocios la complejidad no está solamente dentro del restaurante.
Hay varios establecimientos, venta online, take away, productos, promociones o diferentes canales comerciales.
Ahí mejorar únicamente el TPV puede no ser suficiente.
Cuando distintas plataformas manejan clientes, stock, ventas o precios de manera independiente, cada pico comercial genera más trabajo de coordinación.
Es precisamente uno de los escenarios donde tiene sentido Precognis Commerce Suite: conectar TPV, ERP, eCommerce y otras piezas del negocio dentro de una operativa más integrada.
El objetivo no es añadir más software.
Es conseguir que el software que ya utiliza la empresa trabaje conjuntamente.
Sobre este enfoque puedes consultar también nuestro artículo sobre gestión integrada de TPV y eCommerce.
TPV para Q4: septiembre es para revisar, diciembre para vender
Si tuviéramos que resumir la preparación operativa de Q4 en una secuencia sencilla sería esta:
Septiembre: revisar.
Detectar pasos innecesarios, errores recurrentes y problemas entre sala, cocina y caja.
Octubre: probar.
Simular grupos, formar al equipo, revisar cobros y comprobar integraciones.
Noviembre: ajustar.
Corregir lo que todavía genera fricción y preparar al personal de refuerzo.
Diciembre: ejecutar.
Sin grandes cambios. Sin improvisaciones tecnológicas. Con el sistema probado y el equipo preparado.
Ese debería ser el objetivo.
Un restaurante lleno seguirá siendo exigente.
Pero no debería convertirse automáticamente en un restaurante desordenado.
Un TPV preparado para temporada alta ayuda a reducir pasos, mejorar la coordinación entre sala y cocina, agilizar cobros, disminuir errores y conseguir que nuevas incorporaciones trabajen con mayor autonomía.
En Precognis trabajamos con Ágora TPV, integraciones con ERP como Sage y soluciones como Precognis Commerce Suite para conectar la operativa cuando el negocio necesita ir más allá del punto de venta.
Pero el punto de partida siempre debería ser el mismo: entender dónde pierde tiempo hoy el equipo.
Porque Q4 no se prepara pidiendo a las personas que corran más.
Se prepara consiguiendo que tengan menos motivos para hacerlo.
Si quieres revisar tu operativa antes de los próximos picos de actividad, en Precognis podemos ayudarte a detectar los puntos de fricción y plantear una solución adaptada a tu negocio.
Vender más está muy bien. Vender más sin multiplicar el caos está mucho mejor.
¡TE PODEMOS AYUDAR A TRANSFORMAR TU EMPRESA!
