La temporada alta termina, baja el ritmo y parece que por fin podemos respirar. Pero antes de archivar el verano y empezar a pensar en el último trimestre, hay una tarea que muchos bares y restaurantes pasan por alto: revisar qué ha ocurrido realmente con su TPV durante los meses de mayor actividad.
No hablamos únicamente de mirar cuánto has facturado.
Hablamos de revisar dónde se han producido errores, cuánto ha tardado el equipo en atender y cobrar, qué ha ocurrido en terraza, qué problemas han llegado hasta cocina y cuánto trabajo administrativo ha generado cada cierre.
Porque julio y agosto han sido, en realidad, una prueba de estrés gratuita para tu negocio.
Nuestra opinión es clara: si un problema se ha repetido durante todo el verano, septiembre no es el momento de acostumbrarse a él. Es el momento de solucionarlo.
En Precognis somos partners de Ágora TPV y especialistas en implantación de soluciones para hostelería. Por eso hemos preparado una revisión práctica para bares y restaurantes que quieran aprovechar lo aprendido este verano y llegar al último trimestre con una operativa mucho más afinada.
TPV para hostelería: empieza por los errores que más se han repetido
La primera revisión no debería hacerse delante del ordenador.
Debería hacerse hablando con las personas que han utilizado el TPV todos los días.
Pregunta a sala, barra, cocina y administración:
¿Qué problema hemos repetido demasiadas veces este verano?
Comandas duplicadas, productos difíciles de encontrar, mesas mal asignadas, descuentos incorrectos, errores al dividir cuentas, anulaciones, problemas con los métodos de pago…
Haz una lista.
Después diferencia entre incidencias puntuales y patrones.
Que un camarero se equivoque una vez puede ser un error humano. Que cuatro camareros diferentes tengan el mismo problema durante dos meses apunta a otra cosa.
Puede ser configuración.
Puede ser formación.
Puede ser un proceso mal diseñado.
O puede ser que el TPV actual ya no responda a las necesidades del negocio.
Antes del verano ya publicamos nuestro checklist para preparar bares y restaurantes con Ágora TPV. Ahora toca hacer el ejercicio inverso: comprobar qué ha resistido realmente cuando el restaurante estaba lleno.
Tiempos de servicio y TPV: descubre dónde estás perdiendo minutos
En hostelería escuchamos mucho aquello de «aquí vamos bastante rápido».
¿Pero cuánto es bastante rápido?
Después de una temporada alta merece la pena analizar algunos tiempos básicos:
- desde que el cliente se sienta hasta que se toma la comanda;
- desde la comanda hasta su llegada a cocina;
- desde que el cliente pide la cuenta hasta que paga;
- desde que se libera una mesa hasta que vuelve a estar disponible.
No necesitas medir absolutamente todo.
Busca los cuellos de botella.
Pensemos en un ejemplo muy sencillo.
Una mesa pide la cuenta y tarda seis minutos en completar el pago porque el camarero tiene que desplazarse, localizar la cuenta, esperar a que quede libre un terminal, dividirla y volver con el cliente.
Seis minutos parecen poco.
Multiplica el proceso por decenas de mesas durante un sábado de agosto.
Ya no parece tan poco.
Y hay algo especialmente incómodo en hacer esperar a alguien que quiere pagar: el cliente ya ha terminado su experiencia. Solo quiere marcharse.
Un TPV para hostelería bien configurado debería precisamente reducir este tipo de fricciones.
TPV para terrazas: revisa los desplazamientos que nadie contabiliza
La terraza suele revelar rápidamente si la tecnología está ayudando o entorpeciendo.
Imagina que un camarero recorre 15 metros hasta un terminal para introducir una comanda.
Luego vuelve.
Después hace otro recorrido para consultar algo.
Y otro cuando la mesa solicita la cuenta.
Un recorrido no importa.
Cientos durante todo el verano sí.
Por eso conviene revisar cómo se han gestionado:
- las zonas y mesas;
- los cambios de mesa;
- la toma de comandas;
- el envío a barra y cocina;
- las cuentas;
- los cobros.
Nuestra forma de verlo es muy sencilla:
la tecnología en hostelería debería ahorrar pasos físicos y mentales.
Si el equipo tiene que caminar constantemente hasta un terminal, recordar información para introducirla después o utilizar papel como sistema paralelo, existe margen de mejora.
En nuestro artículo sobre TPV para terrazas y negocios de alta rotación profundizamos precisamente en este problema.
Cierres de caja y TPV: una diferencia puntual puede ocurrir, una rutina no
Después de varios meses de mucha actividad también deberías analizar los cierres.
¿Cuántas diferencias de caja has tenido?
¿Cuántas anulaciones?
¿Se han registrado correctamente los pagos con tarjeta y efectivo?
¿Hay empleados o turnos donde aparecen más incidencias?
¿Administración tiene que invertir demasiado tiempo comprobando qué ocurrió?
Una diferencia puntual puede suceder.
Lo preocupante es normalizar frases como:
«Espera, que tenemos que mirar por qué no cuadra».
Si prácticamente cada cierre exige una pequeña investigación, hay un problema de fondo.
Y no siempre está en el empleado.
Cuando la misma incidencia aparece con distintas personas, deberíamos empezar a mirar el proceso, los permisos, la configuración y la formación.
Un sistema como Ágora TPV, correctamente implantado y configurado para la operativa concreta del restaurante, permite tener mucho más control sobre este tipo de movimientos.
Métodos de pago y TPV: cobrar también forma parte del servicio
El verano también te ha proporcionado información muy útil sobre cómo pagan tus clientes.
Tarjeta, efectivo, pagos contactless, cuentas divididas, tickets restaurante…
No basta con preguntarse qué métodos aceptamos.
Hay que preguntarse:
¿Cuál nos está generando más fricción?
Un caso muy típico son los grupos.
Ocho personas terminan de cenar y quieren dividir la cuenta.
Si realizar esa operación obliga al camarero a pasar varios minutos delante del terminal mientras tiene otras mesas esperando, tienes un cuello de botella.
Puede parecer insignificante durante un martes tranquilo de febrero.
En plena temporada alta deja de serlo.
El proceso de pago debería ser rápido, sencillo y perfectamente entendido por todo el equipo.
Comandas y Ágora TPV: mira qué errores han terminado en cocina
Una comanda equivocada no cuesta solamente un plato.
Cuesta producto, tiempo de cocina, retrasos, explicaciones entre empleados y, posiblemente, una mala experiencia para el cliente.
Después del verano analiza:
- comandas duplicadas;
- productos introducidos incorrectamente;
- modificadores poco claros;
- platos enviados a destinos incorrectos;
- observaciones que cocina no ha recibido correctamente;
- instrucciones que han tenido que comunicarse verbalmente.
Este último punto nos parece especialmente interesante.
Si después de registrar una comanda el camarero tiene que ir personalmente hasta cocina para explicar lo que realmente quería decir, el proceso digital está incompleto.
El sistema debería conseguir que la información viaje mejor que las personas.
Si este problema te resulta familiar, puedes ampliar información en nuestro artículo ¿Tu TPV habla con la cocina o solo genera caos?.
Ágora TPV: quizá no necesites cambiar de software, sino revisar la implantación
Cuando termina una temporada complicada es habitual escuchar:
«Tenemos que cambiar el TPV».
A veces es cierto.
Pero otras muchas veces, no.
Como partners de Ágora TPV, en Precognis vemos situaciones en las que la herramienta tiene capacidad suficiente, pero la configuración se ha quedado atrás respecto al negocio.
Pensemos en un restaurante que implantó su TPV hace varios años.
Desde entonces ha añadido terraza, delivery, nuevos métodos de pago, más personal, otra organización de cocina y quizá un ERP para gestionar administración.
El negocio ha evolucionado.
Pero el TPV sigue funcionando prácticamente como el primer día.
Ahí puede estar el problema.
Antes de cambiar de tecnología recomendamos distinguir entre cuatro causas:
Configuración: la funcionalidad existe, pero no está correctamente adaptada.
Formación: el sistema puede hacerlo, pero el equipo no sabe cómo o cada empleado trabaja de manera diferente.
Proceso: el problema está en cómo se ha organizado el trabajo.
Tecnología: la solución actual realmente se ha quedado corta.
Esta distinción es fundamental.
Cambiar de TPV para continuar trabajando exactamente igual solo consigue cambiar el nombre del problema.
TPV y ERP: descubre cuánto trabajo manual queda después del cierre
Hay otra pregunta que recomendamos hacer:
¿Qué ocurre con los datos cuando termina el servicio?
Si después de cerrar el restaurante alguien tiene que volver a introducir información en otro programa, copiar datos en Excel o cuadrar manualmente diferentes sistemas, el problema ya no está únicamente en el TPV.
Está en la integración.
Aquí es donde conectar TPV y ERP empieza a tener mucho sentido.
En Precognis trabajamos integrando las distintas piezas de gestión para evitar precisamente que ventas, administración, facturación o contabilidad funcionen como islas.
Un ejemplo es la conexión entre Ágora TPV y Sage 50, que explicamos en nuestro artículo sobre los beneficios de conectar Ágora TPV con Sage 50 para pymes.
Copiar información de un sistema a otro no aporta valor.
Es simplemente trabajo provocado porque dos herramientas no están hablando entre ellas.
TPV para Q4: utiliza septiembre para preparar el último trimestre
El verano termina, pero el calendario no concede demasiada tregua.
Puentes, grupos, eventos, comidas de empresa, cenas de Navidad y Nochevieja están más cerca de lo que parece.
Por eso proponemos utilizar septiembre y octubre para corregir lo que el verano ha descubierto.
Septiembre: analiza.
Recoge incidencias y localiza los principales cuellos de botella.
Octubre: corrige.
Revisa configuración, procesos, formación e integraciones.
Noviembre: prueba.
Simula grupos grandes, cuentas divididas, cambios de mesa, productos agotados y servicios con mucha actividad.
Diciembre: ejecuta.
Diciembre no debería ser el mes para experimentar con cambios importantes.
Debería ser el momento de aprovechar todo lo que has preparado anteriormente.
En nuestro artículo sobre cómo preparar el TPV y al equipo de sala para Q4 encontrarás más recomendaciones para afrontar esta etapa.
Ágora TPV con Precognis: convierte los problemas del verano en mejoras
El verano acaba de hacer algo muy útil por tu restaurante: poner tus procesos al límite.
Te ha enseñado dónde se atascan las comandas.
Dónde pierde tiempo la terraza.
Dónde aparecen problemas de caja.
Dónde el cobro resulta demasiado lento.
Y dónde el equipo está compensando con esfuerzo aquello que la tecnología debería resolver.
No desperdicies esa información.
En Precognis somos partners de Ágora TPV y expertos en implantación de soluciones para bares y restaurantes. Analizamos la operativa completa —sala, terraza, barra, cocina, caja y administración— para configurar la tecnología alrededor del negocio y no al revés.
También podemos ayudarte a conectar el TPV con otros sistemas de gestión cuando el problema está en la falta de integración.
Porque el objetivo no es tener más software.
Es trabajar mejor con él.
Si este verano has detectado errores que no quieres volver a sufrir en Navidad, este es el momento de corregirlos.
Contacta con Precognis y revisemos juntos cómo optimizar tu Ágora TPV antes del último trimestre.
¡TE PODEMOS AYUDAR A TRANSFORMAR TU EMPRESA!
